Who can do what in BoardSpace

Every person on a board has a position, and the position decides what they can see and change.

Select your role

Select a role above to highlight what it can do in the table below.

Super Admin

An organization-level role. Super Admins add boards, committees, managers and staff for the whole organization. On any board or committee they’re added to, they have the same access as that board’s Admin.

Permissions

Can Can’t If shared Only in that case

What you can do	Admin	Recording Secretary	Board Member	Manager / Staff	Special / Professional	Owners / Members
Board setup
Add or remove board members	Yes	No	No	No	No	No
Update the board profile	Yes	No	No	No	No	No
Create document tags	Yes	No	No	No	No	No
Manage (edit, merge, delete) tags	Yes	No	No	No	No	No
Agendas & minutes
Create agenda templates	Yes	Yes	No	No	No	No
View agenda templates	Yes	Yes	Yes	Yes	No	No
Edit agendas and minutes	No	Yes	No	No	No	No
View agendas	Yes	Yes	Yes	Yes	Yes	Yes
View draft minutes	Yes	Yes	Yes	Yes	No	Annual & special meetings
View approved minutes	Yes	Yes	Yes	Yes	Yes	Yes
Approve motions	No	No	Directors & Members	No	No	No
Documents
View documents	Yes	Yes	Yes	Except Board Only	Not Board Only or Board & Mgrs Only	Not Board Only or Board & Mgrs Only
Upload documents	Yes	Yes	Yes	Yes	Yes	No
Delete documents	Yes	Yes	No	No	No	No
Actions
View actions	Yes	Yes	Yes	Yes	No	No
Add actions from the minutes	No	Yes	No	No	No	No
Add actions from the Actions page	Yes	Yes	Yes	Yes	No	No
Be assigned an action	No	Yes	Yes	Yes	No	No
Update actions assigned to you	No	Yes	Yes	Yes	No	No
Update any action	Yes	No	No	No	No	No
Delete actions	Yes	Yes	No	No	No	No
Events
View events	Yes	Yes	Yes	Yes	If invited	If shared
Create events	Yes	Yes	Yes	Yes	No	No
Edit or delete events	Yes	Yes	No	No	No	No
Notifications & search
Send notifications	Yes	Yes	Yes	Yes	No	No
Receive notifications	Yes	Yes	Yes	Yes	If sent to them	If sent to them
Search with Find	Yes	Yes	Yes	Yes	Yes	No
Polls
Create and edit polls	Yes	Yes	Yes	Yes	No	No
Be invited to vote	Yes	Yes	Yes	Yes	If invited	Yes
View poll results	Yes	Yes	Yes	Yes	If invited	If invited

Good to know

Board Member covers Director, Member and Officer. They all have the same access, except that only Directors and Members approve motions.
Manager / Staff are non-voting staff, such as property managers, general managers and executive directors. They have the same access as Board Members, except that they can’t approve motions or see documents tagged Board Only.
Special / Professional is for outside professionals such as accountants and auditors. They see agendas, approved minutes and documents (except Board Only and Board & Mgrs Only), and can upload documents and search with Find. They can’t see actions or be assigned one, and only see events and polls if they’re invited.
Private document tags. Documents tagged Board Only are seen by the board, Admins and the Recording Secretary, and hidden from managers, Special / Professional users and owners / members. Documents tagged Board & Mgrs Only are also seen by managers, and hidden from Special / Professional users and owners / members.
More than one position. People can hold several positions and get the combined access of all of them. For example, an Admin who is also a Director can be assigned actions through the Director position.
Seeing how people voted is set on each poll, not by role. Public polls show every vote. Private polls show none.
Owners / Members means the organization’s general membership, such as unit owners. It is not the Member board position.

Qui peut faire quoi dans BoardSpace

Chaque personne au sein d’un conseil occupe un poste, et ce poste détermine ce qu’elle peut voir et modifier.

Choisissez votre rôle

Choisissez un rôle ci-dessus pour mettre en évidence ce qu’il permet de faire dans le tableau ci-dessous.

Super Admin

Un rôle à l’échelle de l’organisation. Le Super Admin ajoute les conseils, les comités, les gestionnaires et le personnel pour toute l’organisation. Dans chaque conseil ou comité auquel il est ajouté, il a les mêmes accès que le ou la responsable de ce conseil.

Autorisations

Peut Ne peut pas Si partagé Seulement dans ce cas

Ce que vous pouvez faire	Responsable du conseil	Secrétaire de séance	Membre du conseil	Gestionnaire / Personnel	Professionnel	Propriétaires et membres
Configuration du conseil
Ajouter ou retirer des membres du conseil	Oui	Non	Non	Non	Non	Non
Modifier le profil du conseil	Oui	Non	Non	Non	Non	Non
Créer des étiquettes de documents	Oui	Non	Non	Non	Non	Non
Gérer les étiquettes (modifier, fusionner, supprimer)	Oui	Non	Non	Non	Non	Non
Ordres du jour et procès-verbaux
Créer des modèles d’ordre du jour	Oui	Oui	Non	Non	Non	Non
Consulter les modèles d’ordre du jour	Oui	Oui	Oui	Oui	Non	Non
Modifier les ordres du jour et les procès-verbaux	Non	Oui	Non	Non	Non	Non
Consulter les ordres du jour	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
Consulter les projets de procès-verbal	Oui	Oui	Oui	Oui	Non	Assemblées annuelles et extraordinaires
Consulter les procès-verbaux approuvés	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui
Adopter des propositions	Non	Non	Administrateurs et membres	Non	Non	Non
Documents
Consulter les documents	Oui	Oui	Oui	Sauf Board Only	Sauf Board Only et Board & Mgrs Only	Sauf Board Only et Board & Mgrs Only
Téléverser des documents	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Supprimer des documents	Oui	Oui	Non	Non	Non	Non
Actions
Consulter les actions	Oui	Oui	Oui	Oui	Non	Non
Ajouter des actions à partir du procès-verbal	Non	Oui	Non	Non	Non	Non
Ajouter des actions à partir de la page Actions	Oui	Oui	Oui	Oui	Non	Non
Se voir attribuer une action	Non	Oui	Oui	Oui	Non	Non
Mettre à jour les actions qui vous sont attribuées	Non	Oui	Oui	Oui	Non	Non
Mettre à jour toutes les actions	Oui	Non	Non	Non	Non	Non
Supprimer des actions	Oui	Oui	Non	Non	Non	Non
Événements
Consulter les événements	Oui	Oui	Oui	Oui	Si invité	Si partagé
Créer des événements	Oui	Oui	Oui	Oui	Non	Non
Modifier ou supprimer des événements	Oui	Oui	Non	Non	Non	Non
Notifications et recherche
Envoyer des notifications	Oui	Oui	Oui	Oui	Non	Non
Recevoir des notifications	Oui	Oui	Oui	Oui	Si on les leur envoie	Si on les leur envoie
Rechercher avec l’outil Rechercher	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Sondages
Créer et modifier des sondages	Oui	Oui	Oui	Oui	Non	Non
Être invité à voter	Oui	Oui	Oui	Oui	Si invité	Oui
Consulter les résultats des sondages	Oui	Oui	Oui	Oui	Si invité	Si invité

Bon à savoir

Membre du conseil regroupe les administrateurs et administratrices, les dirigeants et dirigeantes ainsi que les membres. Ces personnes ont toutes les mêmes accès, sauf que seuls les administrateurs, administratrices et membres adoptent les propositions.
Gestionnaire / Personnel désigne le personnel sans droit de vote, comme les gestionnaires immobiliers, les directeurs généraux et les directrices générales. Ces personnes ont les mêmes accès que les membres du conseil, sauf qu’elles ne peuvent pas adopter de propositions ni voir les documents étiquetés Board Only.
Professionnel s’adresse aux professionnels de l’extérieur, comme les comptables et les vérificateurs. Ces personnes consultent les ordres du jour, les procès-verbaux approuvés et les documents (sauf Board Only et Board & Mgrs Only), et peuvent téléverser des documents et faire des recherches. Elles n’ont pas accès aux actions et ne peuvent pas s’en voir attribuer; elles voient les événements et les sondages seulement si elles y sont invitées.
Étiquettes privées. Les documents étiquetés Board Only sont visibles par le conseil, les responsables du conseil et le ou la secrétaire de séance, et masqués pour les gestionnaires, les professionnels ainsi que les propriétaires et membres. Les documents étiquetés Board & Mgrs Only sont aussi visibles par les gestionnaires, et masqués pour les professionnels ainsi que les propriétaires et membres.
Plusieurs postes. Une personne peut occuper plusieurs postes et cumule alors les accès de chacun. Par exemple, un ou une responsable du conseil qui est aussi administrateur ou administratrice peut se voir attribuer des actions grâce à ce poste.
Voir comment chaque personne a voté dépend de chaque sondage, et non du rôle. Les sondages publics montrent tous les votes; les sondages anonymes n’en montrent aucun.
Propriétaires et membres désigne l’ensemble des membres de l’organisation, comme les propriétaires de logements. Il ne s’agit pas du poste de membre du conseil.